Protokoll 13.8.2012

Protokoll Societas-Sitzung 13.8.2012

Anwesend: Aline, Leonie, Markus + Merle, Christin, Markus, Maik, Magdi, Sven
Protokoll: Maik

TO:
1. Abschiedsfeier
2. Eintragungsverfahren
3. Flyer
4. Verteiler
5. Sonstiges

1. Abschiedsfeier:
Wir begrüßen Sven, der bei Polis schon viel Erfahrung diesbezüglich gesammelt hat.

Wie organisiert man eine Abschiedsfeier?
Zuerst müssen die Daten der AbsolventInnen gesammelt werden. Bei Polis läuft das über das Institutssekretariat. Dann werden ca. 4 Wochen vor dem Termin die Einladungen verschickt mit der Bitte um Rückantwort. Bei der Rückantwort soll auch angegeben werden, wie viele Angehörige der/die Betreffende mitbringt. Polis wählt immer einen Termin der 3-4 Wochen nach Semesterbeginn liegt, denn bei ihnen ist die Abschiedsfeier auch gleichzeitig die Begrüßungsfeier für Erstis. Seit 2011 nutzen sie den Saal im Pfleghof, da der Große und Kleine Senat nicht mehr ausreichten. Die beiden Räume wären für uns erstmal relevant, denn sie fassen bis zu 50 Personen. Das genaue Platzangebot könnte man bei Frau Ritter-Haug erfahren. Polis handhabte es so, dass der Empfang im Kleinen Senat abgehalten wurde (mit Catering) und die Zeremonie dann im Großen Senat stattfand. Die Räume könnten über das Institut gebucht werden, was das Anmieten kostenlos machen würde. Bei Polis läuft das Verschicken der Einladungen ebenfalls über das Institut, genau wie die Pressemappen, die bei der Zeremonie verteilt werden.
Die Zeremonie läuft etwa so, dass dort ein Gastredner vorträgt. Es stellen sich auch die Fachschaft und Polis vor. Der Institutsdirektor ruft dann namentlich alle Beurkundeten, die dann einzeln nach vorn kommen und sich ihren Umschlag und die Tasse abholen. Im Umschlag sind neben der Kopie der Urkunde auch ein Mitgliedsantrag und ein Flyer. Wie Polis an die Urkunde kommt und wie das genau gehandhabt wird, wird Sven zur nächsten Sitzung in Erfahrung bringen. Die Zeremonie an sich dauert ca. 45 bis 60 Minuten, danach stehen die Leute noch beim Catering und unterhalten sich. Den Service beim Catering machen Hiwis. Die Erstis werden auf den Orientierungsveranstaltungen auf die Feierlichkeit hingewiesen.

Welche Kosten sind zu erwarten?
Polis gibt jedem Beurkundeten eine Uni-Tasse, welche der Verein also trägt. Auch das Catering trägt Polis und man könnte dabei 2 Euro pro Gast/Person veranschlagen.

Diskussion:
Aline wirft die Frage auf, was mit einer „richtigen“ Feier ist. Das scheint aber frühestens erreichbar, wenn das Zeremoniell soweit institutionalisiert ist, dass eine angemessene Menge an Gästen abzusehen ist. Die Wiwis machen das auch und nehmen auf der Party 8 Euro Eintritt. Alternativ könnte man damit beginnen, dass man eine Kneipe nach dem Zeremoniell organisiert, in der sich die AbsolventInnen (und Erstis) treffen können.

Wie geht es nun weiter?
Bei Polis kooperieren Institut und Verein sehr eng miteinander. Eigentlich war die Abschiedsfeier ein Wunsch des Instituts, die das jedoch finanziell nicht stemmen konnten, weshalb es zur Kooperation mit Polis kam. Eine Organisation ohne das Institut scheint schwerlich möglich. Daher ist der nächste Schritt, das Gespräch mit Herrn Groß zu suchen. Wer machts und wann?

2. Eintragungsverfahren.

Christin hat seit langem nichts mehr vom Finanzamt gehört. Die sind wohl überlastet. Dies könnte daran liegen, dass ein gewisser Sachbearbeiter nicht mehr da ist. Sven gibt den Rat, sich an einen Herrn Dr. Schulz zu wenden, welcher Vereinsbeauftragter ist.

3. Flyer
Markus hat den Flyer längst erstellt, doch Aline hat den noch nie gesehen. Der Flyer liegt schon seit langem in der Societas-Dropbox. Warum der noch nicht gedruckt wurde, was Maik übernehmen wollte, weiß niemand. Der Plan ist nun so, dass der Flyer zum nächsten Mal ausgedruckt und rumgezeigt wird.

4. Verteiler
Sven betreut schon zwei Verteiler und kann uns bei der Lösung des Problems sicher helfen. Maik bittet Christin noch mal um die Daten.

5. Sonstiges
Wir sollten uns um eine Alumni-Datenbank kümmern.
Wir sollten einen Mitgliedsantrag erstellen und ihn auslegen. Wer machts?
Wir könnten eine Agenda erstellen, auf der wir kurzfristige, mittelfristige und langfristige Ziele festhalten.

Nächste Treffen: 27.8. und 10.9. Am 27.8. treffen wir uns wieder im Blauen Salon um 21 Uhr.

Treffen 23.4.

Das nächste Treffen findet am 23.4.12 um 18 Uhr im Bierkeller statt.

Jede/r Interessierte ist herzlich willkommen.

Nächstes Treffen

Liebe Freunde von Societas,

wir treffen uns erneut am Montag, 6.2.12 um 18 Uhr im Bierkeller. Besprochen werden das Logo und Marketingideen.

Bis Montag!

Protokoll und nächster Termin

Das nächste Treffen ist am 12.12.11 um 18 Uhr im Bierkeller. Dort werden die letzten Details zur Weihnachtsfeier besprochen.

Hier das Protokoll des Treffens am 5.12.11: Protokoll 5.12.11.

Nächstes Treffen 5.12.

Das nächste Treffen ist kommenden Montag 5.12. um 18 Uhr im Bierkeller. Wichtigstes Thema ist die Weihnachtsfeier am Institut. Diese wird von der Fachschaft und Societas gemeinsam organisiert.

Mailinglisten

Nach anfänglichen technischen Schwierigkeiten stehen jetzt unsere zwei Mailinglisten für Societas:

Einmal eine für allgemeine Informationen, die für alle am Verein Interessierten ratsam ist. Anmeldung über:
https://listserv.uni-tuebingen.de/mailman/listinfo/societas

Und eine zweite, interne, die für die aktiven Mitglieder (und alle, die es noch werden wollen) eingerichtet wurde, um die Kommunikation im Verein sicher zu stellen. Anmeldung unter:
https://listserv.uni-tuebingen.de/mailman/listinfo/societas.intern

Nächstes Treffen

Liebe Leute,
Nach unserem erfolgreichen Kuchenbasar gestern, treffen wir uns am Montag (21.11.) wieder um Neues zur Förderung unseres Instituts zu besprechen!
Uhrzeit: 18:00 Uhr
Treffpunkt: Wieder im BIERKELLER!

Wir hoffen ihr erscheint zahlreich – wie immer freuen wir uns auch über neue Gesichter!

Gründungssitzung

Die Gründungssitzung wird diesen Donnerstag, 20.10.11 umd 20 Uhr im Bierkeller stattfinden. Die, die nicht dabei sein können, können sich gern bei uns melden. Wir gedenken noch einen Kuchenbasar zu machen, um das Geld für die Behörden zusammen zu kriegen.
Bis Donnerstag!

Erster Satzungsentwurf

Für die Diskussion das nächste Treffen hier der Erste Entwurf einer Satzung.

Erster Entwurf der Vereinssatzung

Nächstes Treffen

Donnerstag, 01.September 2011, 20.00Uhr im Bierkeller

- Diskussion der einzelnen Satzungspunkte

Ergebnisse vom zweiten Treffen (04.08.11)

Anwesende: Aline, Almut, Christin, Magdalena, Maik, Markus K., Markus H., Merle

Ergebnisse:

Es wurde die Idee festgehalten, nach dem Zeitpunkt der Verinsgründung ein Xing-Profil einzurichten, vor allem zur besseren Kontaktierung der Absolventen.
Die beim nächsten Treffen erstellte Satzung sollte bei einer Institutsversammlung vorgelegt werden.
Das nächste Treffen findet am Donnerstag, den 01.September 2011 um 20.00Uhr im Bierkeller statt.
Außerdem steht ein Angebot zur Unterstützung bei Fragen der Vereinsgründung von Dino, der vor einem Jahr bei der Gründung des Fördervereins Mathematik aktiv war.

Fragen:

Ist die Einrichtung eines gebührenfreien Vereinskontos möglich?
Wie soll der Kontakt zu den Alumni hergestellt und aufrechterhalten werden?
Sind bei einem gemeinnützigen Verein auch die Mitgliederbeiträge absetzbar? (Magdalena)
Bei Jörg erkundigen: Wie hoch waren die Mitgliedsbeiträge in Berlin (per Email, Christin)
Wie soll das Geld für die Gründung zusammen kommen?

Nächste Schritte:

Frage nach der Einrichtung einer Mailinglist über die Uni: Almut
Nochmaliges Informieren über die Mailinglist des Instituts mit allen bestehenden Kontaktmöglichkeiten (Email, Facebook, Blog), dem nächsten Termin und einer kurzen Information, was der Verein will: Maik
Zusendung einer weiterer Fördervereinssatzung: Aline
Tischreservierung Bierkeller für das nächste Treffen (ERLEDIGT)
Durchschauen der gesammelten Satzungen, relevante/diskussionsnötige Punkte kommentieren und rumschicken: Christin
Vorschläge zur Namensgebung: alle

Nächstes Treffen

Donnerstag, 04.August 2011, 20.00Uhr im Bierkeller:

- Diskussion der bisher bestehenden Ideen
- Klären der Formalitäten zur Vereinsgründung

Ergebnisse vom ersten Treffen (25.07.11)

Anwesende: Maik, Christin


Vorerst festgehaltene Ideen für die Ziele des Vereins:

Begrüßung und Information neuer Studierender
Verabschiedungsveranstaltung für die Absolventen
Veranstaltungsorganisation (Gastvorträge, Workshops, Filmabende)
Netzwerk Alumnis
Verbindung mit Berufspodium
Auszeichnung Hausarbeiten
Medium/Zeitschrift
Kontaktpflege (inderdisziplinär, uniintern)

Fragen:

Finanierung des Notars zur Vereinsgründung?
Ist ein Beirat nötig?

Bisher Erledigtes:

Erstellung der Facebookseite zur Information
Anlegen einer Mailadresse (soztue.foerdern(ät)gmx.de)
Festlegen des nächsten Termins mit Rundmail über den Institutsverteiler